これから診療予約システムの導入をお考えの産婦人科医院・クリニックの方。
また、現在すでに他の診療予約システムをご利用されていても、患者さんの待ち時間が長い、システムが使いづらくスタッフの負担が大きい、利用料が高い、など乗り換えを検討されている産婦人科の方はぜひとも参考にしてください。
産婦人科医院・クリニックは予約制が広く普及している
産婦人科は、婦人科の特性上、患者さんのプライバシーへの配慮を考慮し、予約制で運営している医院・クリニックが多く、診療予約システムの導入率が比較的高い診療科です。
予約制で運営している医院・クリニックでも、インターネット予約（オンライン予約）ができるか否かで予約受付業務は大きく変わります。
インターネット診療予約システムの導入で24時間いつでも予約を受付
インターネット予約を導入することにより、患者様は24時間いつでもスマートフォンなどで予約を行うことができるようになり、増患が見込めます。
特に産婦人科の患者様は世代的にもスマートフォンを使いこなしているのでインターネット予約は必須とも言えるでしょう。
予約受付を電話のみで行っていた場合、電話が混み合い繋がらず、予約を諦める患者様もおり、集患の機会損失になります。
インターネット予約システムを選ぶ際は、インターネット予約に対応しているかどうかはもちろん、患者さんが簡単に予約を取れるような操作方法になっているかも重要で、登録時に入力項目が多かったり、操作性が悪いと途中で離脱してしまうこともありますので、導入時には是非ともご確認いただければと思います。
インターネット診療予約システムの導入で受付業務の負担軽減
インターネット予約が可能になると、特に産婦人科は若い患者様が多く、世代的にもスマートフォンを使いこなしていますので、必然的に電話予約よりもインターネット予約の利用が多くなります。
そうなりますと電話での予約の問い合わせが減り、スタッフの受付業務の負担が減ることにつながります。
また、インターネット予約であれば、同時に複数の患者さんがアクセスしてきても対応できるため患者さんから「電話が混み合っていて繋がらない、予約が取れない」といったクレームの対応も無くなります。
また、産婦人科のスタッフは出産管理や入院管理、月経管理など様々なスケジュールの管理を行っており、診療予約システムの扱い等の心配がないことも強みでもあります。
また、予約管理システムのカスタマイズの自由度や、産婦人科特有の支援システムとの組み合わせなど、産婦人科の要望に柔軟に対応できるシステムであるかなど、新規導入の際はご確認ください。
診療内容が幅広い（特に婦人科）における予約帳管理の方法
婦人科は様々な年齢層の患者様を対象としており、診療内容も幅広いです。
このため、診療にかかる時間にもバラツキがあり、内容ごとに所要時間も違い、投薬や注射のように数分程度で済むものから、妊婦健診やがん検診のように数十分からときには一時間以上かかるもあり、また、各種教室・セミナーなど他科のクリニックにないプログラムがあることから、予約システムの運用方法も医院・クリニックにより様々です。
そのため予約帳をわけずに、全ての診療内容をひとつの予約帳で管理しようとすると待合室が混雑してしまうおそれがありますので、医師や診察室でわけたりすると待ち時間の短縮が行えます、
例えば、普通の診療とは別に、時間がかかる検査（妊婦健診や婦人科検診、不妊症外来、がん検診）や診察メニュー、短時間で済む診察（再診患者さんへの処方箋対応）や季節により一時的に混乱する予防注射などを内容ごとに予約帳を分けることで待ち時間短縮やスムーズな診療のための工夫されているクリニックもあります。
予約帳の分け方については、扱う診療内容の範囲や患者さんの傾向などによっても大きく異なりますので、医院・クリニックそれぞれで検討が必要です.
診療予約システムを選ぶ際には、予約帳を複数使用できるか
例として、医師が複数の場合、医師Aと医師Bで予約帳をわけたり、診察室1と診察室2でわけたりします。
特定の診療メニューで分ける場合は不妊症外来、がん検診、予防接種で予約帳を分けたりします。
予約システムを選ぶ際には、予約帳を複数使用できるか、さらに予約帳ごとに予約枠の長さや予約可能人数を細かく設定できるかどうかを確認しておくと良いでしょう。
診療予約システムＲＥＳＰＯでは、予約帳を複数に分けることができ、さらに予約帳毎に予約枠の時間やインターネット予約可能人数を細かく設定可能です。
優れた診療予約システムをご利用いただいている産婦人科医院では、年間に約650件のインフルエンザ予防接種の予約をすべてインターネットによる診療予約システムで行ったとよく耳にします。
短期間に大規模な予約の受付電話対応をゼロにできたことは、スタッフの負担軽減の意味でも、診療をスムーズに行う上でも、非常に効果があったといえます。
予約システムを活用した患者数の平均化による混雑の緩和
産婦人科では、予約方式は比較的に時間予約制をとっている医院・クリニックが多いようですが、急性症状のため飛び入りで来院される患者さんの対応等で予定通りに診療が進まないことも多くあり、また、医院のキャパシティを超えて患者さんが来院された場合は、待ち時間が長時間に渡ることもあり、時間予約制だけでの運用では難しいこともあるようです。
ここでは産婦人科の、「待ち時間削減」と「業務の効率化」に効果的な予約受付方法をご紹介したいと思います。
予約システムを活用した患者数の平均化
医院・クリニックで平均化とは、突出して混んでいる時間帯や曜日など、偏って混雑している状態を回避し、キャパシティの限界よりも少し余裕のある状態を維持することにより、ストレスなくスムーズな診療を行いながら、多くの患者さんをしっかりと診ることができる、非常に効果的なクリニック運営を行うことができます。
初診の患者さんが、たまたま混雑している曜日や時間に来院してしまった場合「このクリニックは混んでるなぁ」というイメージを与えてしまうと増患の機会を逃すことにもなります。
それでは、どうすればインターネット診療予約システムを活用して患者数の平均化を実現できるのでしょうか。
ポイントは、予約枠毎の予約可能な人数を上手にコントロールすることです。
すべての患者さんを予約で回そうとはせずに、患者数を平均化するためのツールとして、時間予約システムを上手に活用しましょう。
例えば、予約なしで来院される患者さんのための余裕も常に確保しながら、「いつも混雑している時間帯の予約は30分に1人のみ、空いている時間帯は30分に3人」等と時間予約の上限を設定するのです。
このように予約枠の設定を調整して、医院・クリニックの診療を「常にキャパシティの上限近くで少し余裕のある状態」に近づけていきましょう。
まずは予約ではない「非予約」の患者様がどれだけいるかいうことを把握することです。
また、診察後にその場で再診の予約を取る場合は、時間的に余裕のある患者さんをできるだけ空いている日時に誘導するのも平均化を進める重要なポイントです。
患者数の平均化は医院・クリニック経営を効率的にします。
まだ実践されていない場合は、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
職員の数は通常ピークの患者さんの数に対応できるように確保する必要があります。
患者数を平均化することで、スタッフを最小限に抑えた状態でも効率よくスムーズな診療を行えるようになります。
しかも患者数の平均化は人件費削減だけでなく増患にも効果的です。
順番表示の導入で待ち時間を見える化する
例えば、つわり等の辛い症状でご来院されている妊婦さんにとって、いつ来るかわからない自分の診察順番を待合室でじっと待ち続けるというのは、少なからず負担に感じられることでしょう。
このような場合におすすめしたいのが、順番管理システムです。
時間予約システムと併用することも可能です。
順番管理システムを導入すると、患者様は自分の診察順番や待ち時間の目安を院内の掲示板やスマートフォンなどで確認できるようになります。
待つ時間は変わりませんが、自分の診察までの待ち時間がわかればそれだけでもストレスが軽減されますし、もしも急患対応などで待ち時間が長引いてしまっても、待ち時間がすぐにわかるのであれば、その時間を院外で過ごすことも可能となるのです。
実際に、弊社のお客様で、順番管理システムを導入しているクリニックでは、「患者さんからの順番に関する問い合わせやクレームが減った」「待合室の混雑が解消した」という声が聞かれ、患者さんストレス軽減はもとより、スタッフの負担軽減にも繋がっているようです。
インターネット診療予約システムの導入で注意すべきことは、全ての患者様がネット予約システムを利用し、来院されるわけではないので予約せず直接来院される患者様や、直接の電話にて予約受付をお願いされた場合はどうするかなど、あらかじめ院内で一定のルールを決めて統一しておく必要があります。
産婦人科のクリニックがインターネット診療予約システムを活用する上でのポイントをご紹介させていただきました。
待ち時間対策を行うことは、単に患者満足度を向上するだけでなく、患者さんからの順番に関する問い合わせやクレームの対応を減らし、職員の負担を大きく軽減することにつながります。
予約システムをより上手に活用したいとお考えのクリニックや、予約システムの新規導入・買い替えをご検討中でしたら、インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯで自院の診療スタイルに合った運用方法を見つけて、より快適な診療業務を実現していただければと思います。