皮膚科が使う診療予約システム |

皮膚科は、小児科、婦人科などと同じく、比較的若い世代の患者さんが多い診療科です。若い世代の患者さんは、インターネットでの診療予約の有無で、診察に行くかをどうかの決めてになることもあります。
それは、スマホ・携帯電話を利用した予約を日常的に利用しているためです。
また、コロナ禍においては、待合室の混雑緩和を行うことが患者さんからも求められており、インターネットでの診療予約のニーズが高まってきております。

皮膚科・クリニックにおける課題

皮膚科・クリニックでは、待ち時間「120分」以上のクリニックも多く、診察時間が終わっても順番待ちをされている患者さんが待合室にいらっしゃるのが日常になっています。

また、来院患者数が多いため、駐車場不足となり、路上駐車される患者さんもいらっしゃることから近隣の住民からのクレームとなったりしています。
当然、待合室も椅子不足なので、患者さんからのクレームも多くなり、多忙に伴い診療が雑になってしまい、診察の質が低下し評判を落としてしまうことにつながっています。

さらには、各方面からのクレームが、クリニック全体のストレスにつながり、スタッフの離職に結びついてしまい、慢性的な人手不足に陥っていることなどの課題が挙げられます。

インターネットでの診療予約を行う理由

患者さんの受診行動で悪循環に

慢性的に患者さんが多く、待ち時間が多いクリニックでは、患者さんの受診行動から悪循環に陥ります。
具体的には、患者さんはどれだけ待てば自分の診察順になるのか情報が無いため、早く診てもらうために朝一番に集中したり、平日は仕事帰りしか時間がないため、夕方に集中したり、平日は時間がないため、休日でゆとりのある土曜に集中するなど、曜日＆時間帯によって患者さんが集中し、患者さんは混雑する仕組を知らないため混雑が緩和されないという悪循環に陥ります。
つまり、常に混雑するというわけでなく、患者さんが局地的に集中してしまうため混雑しているように見えてしまうというのが本当の姿です。

来院タイミングの平均化が重要

このように、局地的に患者さんが集中してまうことにで混雑してしまうということは患者さんの来院タイミングをうまく平均化することが鍵となります。
そこで、インターネット診療予約システムの導入が一つの解決策となります。
インターネット診療予約システムの中でも、「順番予約」と「時間帯予約」の2種類ありますが、平均化を目指すのであれば、「時間帯予約制」を選択することで、患者さんの来院タイミングをコントロールすることができ、劇的に混雑が緩和され、課題の根本的な原因が解消されることができ、クリニックの集患や患者満足度の向上が実現されます。

■インターネット診療予約でできること

順番予約制と時間帯予約制

順番予約制は、予約した順に診察をする方法です。
患者さんは予約の先着順で受付番号を取得し、受付番号順に受診します。
基本的には、診察当日分のみ予約が可能です。
診察時間が一定でない診療などは、残り待ち時間の目安が立てづらくなります。
一方、時間予約制は、医院側が15分や30分など区切った時間に入れる予約可能人数を設定しておきます。
患者さんは診察したい日と時間を指定して予約を入れることができます。
当日の予約だけでなく、数日先の予約も可能です。
患者さんは自身の診察時間が正確にわかるため、待ち時間も待合室の混雑も最小限で抑えることができます。

スマホやタブレットを使って簡単予約と予約管理の効率化

インターネット診療予約システムは、24時間予約ができるようになり、患者さんが、スマホやタブレット等利用して、カレンダーから簡単に予約を受付できるようになります。
また、クリニック側はインターネットからの予約を確認したり、電話予約や直接来院された患者さんの情報も簡単に登録できりうようになります。

予約状況とリマインドをメールで自動配信

患者さんがインターネットから予約を行い、予約が成立すると患者さんに予約完了メールが自動的に配信されます。
さらに、予約の前日に自動でリマインドメールを送信するように設定しておくことで、予約忘れや無断キャンセルを減少できます。
また、患者さんだけでなく、医院・クリニック側にも同様にインターネット経由で予約が成立した、予約がキャンセルされた、予約日前日のリマインドメール送信を設定することで、予約状況をリアルタイムで確認することができ、リマインドにより明日の予約状況を事前に再確認することができるようになり、診療計画を立てやすくすることができます。ほかにも、患者さんに診察の順番が近づいた時にメールで通知したり、メーリングリストに登録した患者さんにインフルエンザ予防接種の予約受付開始を知らせたりと、メールを有効に活用することも今後検討することができます。

■診療予約システムの導入効果

待合室での待ち時間削減

予約システムで時間を指定し予約を行うことで、受診時間が確定され、来院した後の待ち時間をできる限り短くすることができます。
患者さんは体調が悪いときに待合室で長時間過ごすことは負担が大きく、さらに二次感染のリスクを懸念されます。
そのため、受信時間が確定し、その時間に来院すればいいというだけで、患者さんの負担は大きく削減することができます。

新規患者の獲得と再診率の向上

スマートフォンがあれば24時間いつでもどこからでも予約が可能なため、仕事が忙しい人でも通いやすくなり、新規患者の増加も期待できます。
特に、皮膚科は、比較的若い世代の患者さんが多い診療科なので、インターネットでクリニックを検索しクリニックの雰囲気を確認、そのままインターネットで予約を行えることが当たり前になっています。
また、システムを導入されますと、待ち時間が見える化できるので、「待ち時間が長い」「後から来た人が先に呼ばれた」などの患者同士のトラブルや不満を減らすことができます。
それによって患者の満足度が上がり、再診率の向上につながります。

院内感染のリスクが減る

患者さんは予約した自分の診察時間に合わせて来院できるようになるため、院内での待ち時間が大きく短縮され、待合室の混雑が解消します。
その結果、多くの患者さんが待合室で密になり院内感染を起こすリスクを減らす効果を発揮します。
待合室が一箇所しかない場合、予防接種目的で来院した人が、待合室にいるほかの患者の病気に感染するリスクがあります。
しかし、インターネット予約システムがあれば、予約した時間まで待合室に入ることを避けられるため、そのリスクを減少させることができます。
感染症の多い季節には特に有効です。

無断キャンセルが減る

予約前日に自動で送信されるリマインドメールの通知により、予約をうっかり忘れられる患者さんの無断キャンセルを減らせます。
インターネット診療予約システムでは、予約の変更や取り消しの手続きもＷＥＢ上で簡単に行えます。
わざわざ電話をかける必要がないので、心理的にもキャンセルしやすくなります。
従来なら、予約したあとで予定が変わった場合、キャンセルの電話をするのが面倒になり、そのまま放置する患者さんがいます。
しかし、インターネット診療予約システムの導入によって無断キャンセルの確率を大幅に減少させることができます。

人為的ミスが減る

インターネット診療予約システムで予約を一元的に管理することで、医院スタッフによるダブルブッキング等のミスが大幅に減ります。
口頭や電話、メールなど異なる連絡手段での予約や紙ベースでの予約管理では、ダブルブッキングや抜け漏れが発生するリスクが高く、場合によっては予約して頂いた患者さんに変更や取り消しの連絡をする必要があります。
システムの導入で予約管理が一元化されれば、そのようなリスクも軽減できるでしょう。

受付対応の効率化

インターネット診察予約システムを導入することで、予約取得やキャンセル、待ち人数確認の問い合わせなどの電話が減り、受付スタッフの業務負担が軽減され、他の事務作業に集中できます。
結果として来院中の患者さんに対し、ゆとりあるコミュニケーションができるようになり、患者さんの満足度が向上します。
さらに、予約時に来院目的を入力してもらえば、来院時の案内がよりスムーズになるでしょう。

インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯは、予約から院内感染リスク防止効果

インターネット診療予約システムは、単に予約を受付し管理するだけでなく、院内感染リスクの軽減や、再診率の向上など様々な効果をもたらせてくれます。
特に課題を多く抱えていらっしゃるクリニックにおいては、見えている課題だけでなく、本質的な課題への取り組みを行い、患者満足度の向上、しいてはクリニック全体の評判がよくなることでの集患効果もできるようになります。

インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯでは、皮膚科医院・クリニックの先生はじめスタッフの方々が直感で操作ができるよう、シンプルの構成となっております。
また、予約完了メールをはじめ予約忘れを未然に防ぐためのリマインドメールなど患者さんへの気づきを与える機能も装備されております。

ＲＥＳＰＯを導入いただくことで、若い世代の患者さんも多い皮膚科では、インターネット診療予約システムが今後必須のツールとなっております。
ぜひ、気軽にお問合せをお願いいたします。