外科や整形外科に診療予約システム
外科・整形外科は比較的高齢患者の多い
外科・整形外科は比較的高齢患者の多い診療科目であることからインターネット予約システムの導入に踏み切れない医院・クリニックも多いと思います。
しかし最近はスマートフォンを使いこなせる高齢者も増えてきておりネット予約を苦にしない方もたくさんいます。
また、家族による送迎が必要なため事前に通院の日時を決めたいと思われる方も多いことからインターネット診療予約システムを導入される医院が増えています。
しかし残念なことに、せっかくシステムを導入したのに待ち時間はあまり短縮されず、患者様から不満やクレームが増え、業務負担が増えたというケースもあるようです。
インターネット予約システムは、それぞれの診療科目の特徴と予約システムの運用方法が合致することによりシステムの効果を最大限に得ることができるのです。
それでは外科・整形外科医院・クリニックにフィットした予約システムの運用方法について詳しくご紹介します。
よくある外科・整形外科クリニックでの悩み事
・待ち時間が長く、待合室が常に混雑している、駐車場が足りない。
・インターネット診療予約システムを導入したが、思ったような効果を感じていない。
・予約を優先する運用としているため、患者様からのクレームが発生している。
・インターネットからの予約が思った以上に増えない。
・診療予約システムの導入を検討したいが、機能が足りない。
・患者様からの問い合わせやクレームで受付スタッフのストレスや負担が増えている。
・紙の予約表を利用しているが、マルチな予約受付に対して煩雑になり対応できない。
これらの問題を解決するためには、受付システムだけでなく運用のノウハウが必要です。
「診療予約システムＲＥＳＰＯ」は、外科・整形外科・クリニックの先生方を大いに手助けできるシステムとなり、運用面でも自信をもっておすすめできます。
「診療予約システムＲＥＳＰＯ」は簡単操作のインターネット予約システム
・患者様の利便性を追求し、シンプルで見やすい画面とわかりやすい操作性で誰でも簡単にネット予約が可能。
・診察、検査、リハビリ、マッサージ、診療内容によって所要時間は変わるもの。それぞれの診療科目に適した予約受付方法に設定可能です。
・当日受付（予約のない）患者とWEB予約患者を、午前と午後や、曜日ごとに分けるなど、医院・クリニックの診療形態や来院される患者の傾向に合わせて自由に設定可能です。
・患者の来院時間を分散でき、曜日・時間帯の患者数の平準化が可能になり、結果的に業務負担の軽減、業務効率の向上につながります。
・24時間WEB予約受付で新患数を増加させ、スムーズな次回予約、リマインド機能などで再来患者数を維持し、リピート率UPに貢献します。
・予期せぬタイミングでの問い合わせ電話を減らし、受付業務の負担を軽減します。
高齢者患者にこそ簡単操作のインターネット診療予約システム
診療予約システムＲＥＳＰＯは高齢者にも簡単に操作ができる診療予約システムです。
初回に複雑な登録が必要な予約システムは、患者様の利用率が下がってしまう可能性があります。
特に、高齢者が多い整形外科や内科などで、初回に入力する項目が多すぎて登録が出来ず予約がとれないといった場合があります。
高齢の利用者が多いほど診療予約システムの操作は極力わかりやすく簡単にしなければなりません。
診療予約システムＲＥＳＰＯの導入について
・初期費用0円で始められ、オンラインのライセンス発行ですぐに利用できます。
・専用端末は不要となり、現在お使いのパソコンやスマホ・タブレットですぐにインターネット受付予約をご利用開始いただけます。
・ドクターやスタッフは診療時間外でもいつでも、どこでも予約状況を確認することが可能です。
・患者様は時間を気にせず24時間いつでも簡単にオンライン上で予約が可能になり、医院・クリニックは機会損失の防止にもなり、売上増、収益増につながります。
・忙しいスタッフのかわりにインターネットで受付業務を代行してくれるシステムです。
・最低利用期間は設けておりませんので、不要になったときはいつでも解約OKです。
診療予約システムＲＥＳＰＯの導入で待合室の混雑を解消
・待合室での混雑を緩和し、院内での感染リスクを軽減します。
・患者様には予約した診察時間に合わせて来院いただくことで少ない待ち時間で診察が可能になります。
・患者様から待ち時間や順番を聞かれることが減り、スタッフの負担軽減になります。
・待合室や駐車場の混雑解消で患者様の心的ストレスを軽減しリピート率がアップする。
インターネット予約受付について
「診療予約システムＲＥＳＰＯ」は基本的に自動・無人で24時間診療予約を受付し、リアルタイムで一元管理できます。
現状、紙の予約表で運用されておられる場合は、システム導入により受付業務の効率が大幅に向上します。
予約を受付する方法には「順番予約制」と「時間予約制」があります。
順番予約制は、従来通り予約した順に診察をする方法です。
患者様は予約の先着順で受付番号を取得し、受付番号順に受診します。
基本的に、診察当日分のみ予約が可能ですが、患者様からすると診察時間が一定でない診療などは、残り待ち時間の目安が立てづらくなります。
一方の時間予約制は、診療予約システムＲＥＳＰＯの特徴でもあり医院側が15分や30分など区切った時間に入れる予約可能人数を設定する事が可能です。
患者様は診察したい日と時間を指定して予約を入れることができます。
当日の予約だけでなく、数日先の予約も可能です。
患者様は自身の診察時間が正確にわかるため、待ち時間も待合室の混雑も最小限で抑えることができます。
クリニックにとって、最適な運用方法はどれなのかというのは判断しにくいものです。
しかし、この選択によって患者さんの待ち時間や利便性、待合室・駐車場の混雑、また受付スタッフの業務負荷など影響力は広範囲に及びますので非常に重要なことなのです。
外科・整形外科でインターネット診療予約システムを運用するポイント
外科・整形外科・クリニックは他の医療に比べて、高齢患者が多い傾向にあり、また、リハビリという特殊な診療があることが特徴です。
整形外科で導入に踏み切れない理由だと思います。
「順番予約制」「時間予約制」どちらにするか
ネット予約の利用率の高低の前に、それぞれの診療科目に適した受付方法があります。
しかし一般的に、ネット予約比率が高い科目・地域であれば「順番予約制」でも十分に来院タイミングが分散され、院内待ち時間が極端に長くなることを防ぐことができます。
こうすれば、予約制をとることによって受付スタッフの負荷を増やさなくてすみます。
一方、ネット予約の利用率が低くなりがちな科目・地域で「順番予約制」をとった場合、ネットからの順番待ち予約があまり入らず、結局患者さんは今までどおり来院して待つことになってしまいます。
この場合はやはり「時間予約制」にして、強制的に来院タイミングを分散するしかありません。
そして、一部の患者様だけでもネット予約を利用してもらい、受付スタッフの負担を軽減し、待ち時間の減少と待合室の混雑を回避し、患者様の満足度の向上に貢献するというのが予約システムの活用方法になります。
一般外来とリハビリのハイブリッドの受付方法
整形外科ではリハビリは従来の通り順番待ちのままにすることがおすすめです。
整形外科において、インターネットでの診療予約を行い、一般外来の診察を時間帯予約制にした場合、皆様が悩まれるポイントはリハビリも時間帯予約制にするかということです。
しかし、実際は診察とリハビリの兼ね合い、特に同時受診の患者さんも多くいらっしゃる場合には、時間帯予約制で診察を受けた患者さんとの兼ね合いが難しくなってしまいます。
そのため、診察をインターネットでの診察予約を導入し、診察は時間帯予約にした場合も、リハビリは従来通りの順番待ちのままで、インターネット予約とは切り離し、インターネット予約も導入しないで運用する方法がもっともバランスが良いと思います。
患者様の利便性をとるなら、すべて時間帯予約制にするほうが好ましいかもしれませんし、スタッフにおいては、すべてを予約制にして予約受付の業務が増えることより、順番待ちでいるほうが良いということも考えられます。
また、経営上の経済面からも、リハビリを時間帯予約制にすると、来院タイミングが分散しすぎて、リハビリ担当の業務効率が下がってしまう可能性がありえます。
特にリハビリは並行作業が可能なため、来院タイミングが整然と分散するよりも、順番待ちのように少し多めに待っていただいているほうが効率が上がり、スタッフや機材などのリソースを効果的に活用していくことができます。
最終的には、先生のお考え次第でどのパターンを選択されてるかになりますが、スタッフ、医院・クリニック全体の特性を考慮して患者様に最も負担軽減につながるように最適な運用の選択肢に診療予約システムを選択することで問題ありません。