インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯは、開業医をはじめ地域に根差した医院・クリニックの皆様にシンプルでわかりやすい操作性抜群のインターネット予約システムをご提供致します。
ネット予約システムの一般的な機能から、それぞれの医院・クリニックの特殊な独自ルールまで幅広く対応いたします。
インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯは、院内での待ち時間対策でお困りの医院・クリニックが、本当に欲しかったネット予約システムです。
眼科の特徴は患者数が多く待ち時間が長い
院内待ち時間が他の科目に比べ長いとされている眼科医院・クリニックの経営者様は、待ち時間対策にかなり困っていらっしゃるようです。
眼科では、ほとんどの場合、診察前に検査が行われます。
眼科医院でよくある待ち時間の長くなるパターンは、医院の開院とともに患者様が大勢来られ、受付順に検査します。
検査は担当者が複数名おり、少ない待ち時間で案内されますが、ドクターが1人のため、その後の診察の待ち時間が非常に長くなるということです。
待合室の椅子を増やしたり駐車場を増やしたりしますと、院内に入る人が増え待ち時間はさらに長くなってしまい、対策という観点では逆効果となります。
診療予約システムで院内待ち時間を短縮
ひとくちに予約制といっても、「順番予約制」と「時間予約制」があり、予約制を導入する場合は、どちらを採用するか双方のメリット・デメリットをよく理解した上で慎重に検討する必要があります。
予約制について眼科クリニックの考えるべきポイントをご説明いたします。
眼科の特徴としては、患者さんが来院されて受付してから検査までの待ち時間と、検査をしてから診察までの待ち時間があり、これが他の科目と違うところで、待ち時間対策が立てづらい理由の一つのようです。
順番予約制の眼科
眼科のような一日の患者数が多く、患者一人にかかる時間が一定ではない科目では、決められた時間通りに診察を行うのは難しいため、時間予約制ではなく順番予約制を選択される傾向にあります。
順番予約制を導入する場合は、それと同時に院内にモニター画面を設置し、順番を表示したり、また、スマートフォン等で患者さんご自身が待ち時間の目安を確認できたりする環境を整備します。
そうすることで、待ち時間の見える化が可能になります。
たくさんの方々が待っていても、「あと何人、あと何分」待つか分かれば、患者さまは安心します。
スタッフは患者様からの待ち時間を聞かれることが極端に減り、業務負担が軽減します。
また、診察開始予定時刻の見える化によって、必ずしも院内で待つ必要がなくなることで待合室の混雑が解消し、患者さんの満足度の向上や、診療を効率化する効果が期待できます。
しかしながら、この順番予約制に適しているのは耳鼻咽喉科や皮膚科などの診察時間が短く、ほぼ一定であり、来院患者数が多い医院・クリニックに限られているのです。
眼科で順番予約制を導入した場合によく聞くのが、「コストをかけたわりにあまり効果はなく、次々に来院する患者様の診察に追われているような状況に陥ってしまう」と、悩んでおられる眼科クリニックは多いようです。
時間予約制で来院タイミングを平均化
ポイントは患者様の来院タイミングを平均化することです。
結局のところ、ドクターが1日に診察できる患者さんの数は決まっているため、いくら検査を早く終わらせても患者様の待ち時間が増えるだけなのです。
それならば、診察のペースに合わせて患者様に来院していただき、検査に入っていただくことで、患者様は待ち時間が無い状態で診察を受けることができるようになります。
患者様の来院タイミングの平均化を実現する上で「時間予約制」が大きな力を発揮します。
そして、その際に大切になるのが、時間枠ごとの患者数を調整することです。
すべての時間帯を予約で対応しようとするとどうしても無理が生じてしまいますので、比較的に空いている時間帯に予約の患者さんを誘導するようにし、どの時間帯も予約なしの患者様に対応する余裕を残した上で、予約患者数の上限を設定していきます。
例えば、30分で４人の患者様を診察するペースのドクターの場合、30分の予約枠に対して設定する予約患者数の上限を混んでいる時間帯であれば1人、空いている時間帯は３人で設定し、患者数の平均化を目指します。
このような手法で時間予約制を導入することで、患者様の来院タイミングを平均化し、患者様の利便性と満足度は格段に上がるということになります。
結果として、一日に診療する患者数は変わらず、患者様の待ち時間だけを減らすことになります。
ドクターやスタッフは、待たせているというストレスから解放され、効率的に診療に専念できます。
また、患者数が平均化されると、医院・クリニック側は暇になった気がするようですが、実際には業務効率が上がり、より多くの患者さんを診察することが可能になります。
実際に導入された眼科では、ハンフリー視野検査やゴールドマン視野検査などの検査予約だけをとっている医院や、検査のみ、診察と検査、コンタクト（初診・再診）、と複合的に予約受付とり、さらに一般外来の予約までとっているところもあります。
最近導入された医院では、検査予約のみで一般外来予約はとっていないかたちが多い傾向にあります。
それぞれの医院・クリニックの状況に合わせたご提案をさせていただきます。
「インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯ」の時間予約制の運用方法を少し工夫することによって、院内待ち時間を短縮し、患者様に喜んでいただける医院・クリニックの経営が可能になります。
インターネット診療予約システムを導入する目的
診療を順番予約制から時間予約制にすることは、受付業務の効率化や患者の待ち時間の短縮化、待合室の混雑緩和などに大変有効です。
また、継続的かつ定期的に眼圧の測定が必要な緑内障などの患者さんが治療を途中でやめてしてしまうことを防止し、再診率を上げることにも効果的です。
さらには、診療予約受付業務を人の力でやるとなると、スタッフにとっては大変負担の大きな作業です。
そこで、患者さんがインターネットでの予約を可能にすることで、自宅や出先からでも24時間いつでも予約が可能となります。
ＲＥＳＰＯはカスタマイズも自由
インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯは、複雑な診療体制や診療と検査の関連付けなどにも対応。
予約枠ごとの時間設定も自由にカスタマイズ可能、医師の人数の増減や都合により予約を入れたくない時間帯は簡単に予約枠をブロックすることができます。
医師毎に患者を振り分けるなど、外来患者数のコントロールも可能です。
また、検査の予約に対し担当の医師を指定することで、検査と検査結果説明を踏まえた診療計画を立てやすくなります。
電子カルテにも、予約機能はありましたが、それでだけでは機能面や細かな設定などそれぞれの医院・クリニックの要望に対応ができません。
「インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯ」は眼科医院・クリニックの様々な要望に対応可能と自負しています。
時間予約制の導入効果 時間予約制を導入することで、患者さんの受診行動に大きな変化が起こります。
それは、予約をとった曜日や時間帯に患者さんが分散して来院するようになることです。
理由は単純で、長時間待つよりも、日時指定をし、予定を組んで予約受診する方が患者さんとしても助かるからです。
これまでは、仕事帰りに慌てて来院していた患者さんが減少し、予約した時間に来院するようになったり、待ち時間が読めなかったために、自由な時間がある土曜にしか来院されなかった患者さんが、平日の空き時間に予約をとり来院するようになるなど、目に見える効果が表れます。
順番受付型のインターネット予約システムでは、自分の順番が何時頃になるかわからないため、できるだけ早い順番をとるために予約だけするといった心理になり、どうしても予約の偏りが起きてしまいます。
時間予約制では、「日時を指定して予約できる」という状態に患者さんの心理が変化し、喜んで分散来院するようになります。その結果、待合室の混雑はなくなり、昨今のコロナ禍においては感染リスクの減らす効果も期待できます。
スマホやパソコンが苦手な患者をサポートする重要性
予約制を導入することには一定の反対意見が出ることがつきものです。
よく言われることが「ご高齢の患者がスマホやパソコンを使って予約することは無理だ」といった意見です。
しかし、現実にはタッチパネル型の予約受付機を違和感なく使っているご高齢の患者さんも多く、高齢者だからといって一概にスマホやパソコンを使えないと決めつけるのは間違いなのです。
ただし、スマホやパソコンが操作できない方や拒絶反応を示す方は少なからずいらっしゃるので、そのような方たちのためにも、スタッフが適切なサポートを行える環境を整えたり、予約専用の電話窓口を設置するなどの対応を行うことで解消していくことが必要です。
ご高齢の患者様が診察開始前に来院して待っていることが多いクリニックでは、あらかじめ診療開始の時間帯を院内用におさえてしまう等の工夫をされている例もあるようです。
予約できる日時がひとめでわかる予約画面
インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯは高年齢層の方にも使いやすいよう、ディスプレイ画面のデザインは分かりやすさにこだわって作りました。
複雑な操作による患者さんの離脱を防ぐため、予約完了までスムーズに進んで頂けるよう、操作方法も極力シンプルにしました。
予約できる日時がいつなのかがひと目で分かるよう、できるだけ不要な要素を省いています。
患者さんに便利にご利用いただくことで、リピート率・集患力アップにつながります。
再診の予約は、受診後にチェアサイドでスタッフがタブレットで予約画面を患者さんに見てもらいながら次の予約をとることが可能です。
眼科医院・クリニックがインターネット診療予約システムを活用する上でのポイントをご紹介させていただきました。
特に、眼科医院・クリニックでは、高齢者の患者さんも多いため、適切なサポートを行いつつ、シンプルな診療予約システムを導入する必要があります。
その結果、待ち時間対策での患者満足度の向上と医院・クリニックのスタッフの負担軽減につなげることが可能となります。
これから診療予約システムの導入をお考えの眼科医院・クリニックの方。また、現在すでに他の診療予約システムをご利用されていても、患者さんの待ち時間が長い、システムが使いづらくスタッフの負担が大きい、利用料が高い、などの理由で乗り換えをご検討中の方は、「インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯ」で自院の診療スタイルに合った運用方法を見つけて、より快適な診療業務を実現していただければと思います。