待ち時間が長い
待合室の混雑や駐車場の不足
受付業務に手を取られ診療に集中できない

繁盛されている動物病院さんは共通してこのような悩みを抱えておられるようです。

診療予約システムの導入を検討されている動物病院に効率的な予約受付の方法をご紹介したいと思います。

受付順番制がもたらす様々な弊害

最近、診療予約システムを導入される動物病院が増えてきています。
しかし、全体的な比率でみてみると、ほとんどの動物病院が、受付順番制で運用されているようです。

受付順番制は来院した順番に診療を受けるのですが、飼い主さんの来院タイミングが重なってしまうと待ち時間が非常に長くなってしまいます。
待ち時間が長くなると、待合室は混雑し、ペットや飼い主さんのストレスは高まります。

駐車場が満車になると、そこへ新たにペットを診てもらいに訪れた飼い主さんは、混んでいるから他の動物病院に行こう…と、新規の患者さんを取りこぼしてしまいます。
待っている飼い主さんからの順番確認や待ち時間の問い合わせや、電話での受付申し込みや混雑状況の問い合わせの対応で診療に集中できない。

また、できるだけ待たせないようにしようと焦ってしまうと、医療行為やサービスの質の低下に繋がります。
このような問題が慢性化すると、次第に病院のイメージが悪くなり、最後には病院経営が成り立たなくなってしまいます。

時間帯予約制で動物病院の運営を効率的に

「インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯ」は、時間予約制の運用をおすすめしています。

時間帯予約制は上記の問題を解決する一番の近道なのです。

待ち時間を解消するためには、飼い主さんの来院タイミングを分散させなければなりません。
時間帯予約制であれば時間帯ごとに患者の来院数を制限できるので来院タイミングの分散が可能となります。

また、飼い主さんには空いている時間帯で都合のよい時間を選んで予約して頂き、予約した時間の前に来院することで、少しの待ち時間で診療を受けることができ、飼い主さん側の利便性も向上します。
待ち時間が短縮されると、当然、待合室の混雑もなくなります。

最近はコロナ禍ということもあり、なるべく院内では待ちたくないというのは一般的な医院の患者さんも同じですが、動物病院ですと、動物同士が仲良くできない場合も多々あるので、待合室の混雑解消はペットにとっても飼い主さんにとっても負担軽減の効果は非常に大きいといえます。

来院タイミングが分散されたことにより、駐車場が足りないという問題も解消します。
さらには、これまでは駐車場から溢れた飼い主さんの路上駐車を防ぐために、わざわざ近くの駐車場を借りていた動物病院は経費節減になります。

このように受付順番制から時間帯予約制に変えることで、飼い主さんの来院タイミングが分散化し、様々な問題が一気に解決するのです。

インターネット予約で受付業務の省力化

時間帯予約制を採用するにあたり、必ずと言ってもいいほど必要になるのが、インターネットによる予約受付です。
予約を電話で受け付けたり、診療後に次回の来院予約受けたりすればインターネットを使う必要はない、と思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、インターネット予約受付を活用するメリットは非常に大きいのです。

動物病院では受付専任のスタッフがいない場合が多い

外科や内科、歯科など一般の病院には必ず受付専任のスタッフがいますが、動物病院では受付専任のスタッフがいない場合が多く、その場合、電話の応対や来院受付などの業務はアシスタントのスタッフが診療補助業務と兼務しているようです。

この状況で受付順番制から時間帯予約制に移行するとなると、電話予約の応対でアシスタントのスタッフさんの手を取られることが多くなり効率が悪くなります。

そこで、インターネット診療予約システムを導入し、ネット予約を可能にすれば、システムが自動で受付業務をしてくれるので、獣医師とスタッフは医療業務に集中することができるのです。

ネット予約のメリットはまだあります。

営業時間外でも、休診日でも24時間受け付け可能。飼い主さんはスマートフォンやパソコンから手軽に予約がとれる。

電話のように話し中で繋がらないことがないので、予約の取りこぼしが防げる。

予約内容を手書きで記入していた場合と比べると、時間が有効に使え、人為的ミスが減少し、業務効率が格段に向上します。

受付順番制から時間帯予約制への移行について

しかしながら急に時間帯予約制に変えて大丈夫なのかと不安に思われる方もいらっしゃいます。
飼い主さんがインターネット予約を面倒に思い、離れてしまうのではないか、スタッフは新しい受付方法に直ぐに対応出来るのか。

また、予定した時間通りに診療が進まず遅れが生じた場合、大きなクレームになるのではないか、といったところでしょう。
急な時間帯予約制を懸念される動物病院さまは、「再診予約のみ」「初診予約のみ」「予防接種予約のみ」などで試してみて下さい。

ＲＥＳＰＯが提供するインターネット診療予約システムは、予約を行う患者さんがシンプルで予約しやすく、管理業務も行いやすいシステムとなっております。
パソコンが苦手な方でもすぐに馴染んで頂けるはずです。

また、ネット予約ができるようになったとしても、飼い主さんの利用率が100％になることはありません。
ですから、直接来院される飼い主さんが多い時間帯は予約可能数を減らしておくなどの工夫をすることで、待ち時間を抑えることが可能です。

動物病院はネット予約の利用率が比較的高い

ペットを飼っている方というのは、比較的に若い世代の単身者や夫婦が多いため、動物病院のネット予約を利用される方が多いと考えられます。
家族でペットを飼っている場合は、インターネットに強い世代の誰かがスマートフォンなどで動物病院を検索し、ホームページから予約をとり、ペットを連れてくるのは時間に余裕がある高齢の世代、というケースも多いようです。

母「動物病院混むんだよね、でも予防接種には行かなきゃね。」

娘「ここなら予約しておけば待たなくていいみたいだよ。いつがいい？」

という流れでスマホ世代が集患の手助けをしてくれます。

また、ネット予約ができる動物病院の中から選んだ、という方も多いようなので、新規の患者さんが増えるきっかけになるのです。
そして、飼い主さんのインターネット予約の利用率が上がると、空いている時間帯に予約が入るので、結果的に来院タイミングの分散が実現するのです。

「インターネット診療予約システムＲＥＳＰＯ」の時間帯予約制を導入することで、待合室の混雑に起因する様々な問題を解消し、飼主様とペットのストレスを少しでも軽減出来れば嬉しく思います。
我々ＲＥＳＰＯは、多くの動物病院に選ばれるように今後もよいサービスを提供し続けます。