整体院・マッサージ店で紙台帳を使って予約管理を行っていませんか？
整体院・マッサージ店の運営においては、施術中に予約の対応を行うことが接客・治療業務に専念できない大きな要因となっています。
予約対応をシステム化し、快い治療・施術を行い、患者満足度の向上を目指していけるよう、システム導入のポイントを概説していきます。

電話予約はクレームの源

治療・施術中に予約の電話がかかってきて予約対応を行わないといけなくなってしまう、予約対応に時間をとられ、治療・施術に専念できないというケースが整体院・マッサージ店の運営者からよく耳にします。

整体院・マッサージ店の運営者の多くは、一人で治療・施術から予約受付までこなしているケースも珍しくなく、時間に余裕がありません。

そのため、電話予約を行うことは治療・施術の手を止めて応対するため、自らの事務負担だけでなく、患者様もストレスとなりクレームにつながります。

インターネット予約で患者満足度の向上と事務効率化の実現

そこで、整体院・マッサージ店の運営者におすすめするのは、インターネット診療予約システムの導入です。
インターネット診療予約システムは、インターネット上で自動的に予約受付を行うことができます。

つまり、電話予約の時はわざわざ治療・施術の手を止めて応対していたけれども、受付業務の大幅な負荷軽減が期待でき、さらに治療・施術に専念できるため、患者満足度が向上するのです。

また、インターネット診療予約システムで、従来の電話予約や直接来店予約も、一緒に管理することができれば、すべての予約を一元管理することができるようになり、スマートな運営が実現できます。

整体院・マッサージ店の運営者が抱える問題点

治療・施術中に予約の電話が入り・その度に中断してしまう。
訪問マッサージの際にも、店外で予約を確認したい。
患者さんの仕事の都合で、スマホなどから簡単に予約を取りたいと要望された。
紙台帳やパソコンのソフトなどを駆使して予約や顧客管理を行っているが、作業が煩雑になり事務負担になっている。
誰でも簡単に予約管理できる予約システムが見つからない。
待ち時間が長い、待合室が常に混雑している、駐車場が足りない。

予約システム導入のポイント

インターネットでの診療予約の受付・キャンセルができる

24時間診療予約を受付することにより、予約の取りこぼしを防ぎます。
さらに、予約のキャンセルをインターネットで行えるようにすることで、運営者やスタッフの受付事務負担を軽減することができ、患者満足度の向上に寄与します。

リソース管理と受付制限を行うことができる

施術者の人数やシフト、設備・施術スペースの空き状況など、自らの施術に関するリソースを細かく設定でき、キャパシティーオーバーにならないように、同時に予約を受付制限したり、来院優先の時間帯を設けてインターネットを予約枠をクローズしたりできることで、運営者側の予定やインターネット予約に不慣れな患者さんのニーズも的確に汲み取ることができます。

次回予約とリマインドを行うことできる

治療・施術後に患者さんの次回予約をそのまま受付したり、患者さんの予約忘れによるキャンセル防止のために、リマインドメールの配信を行うことで、継続した患者さんの確保と予約忘れの未然防止を行うことができます。

簡単・シンプルな使い勝手とマルチデバイス対応

高齢なお客さんにも、簡単に利用してもらえるようなわかりやすく、シンプルな設計になっているかと、パソコンからの利用だけでなく、スマホやタブレットといったマルチデバイスに対応しているか。最近では年配の方もスマホを使いこなす人が増えてきているので、潜在的な患者さんの確保ができます。

診療メニューが自由に設定できる

整体院・マッサージ店では、自費診療と保険診療に大別されます。
インターネットでの予約の際に、対応できる自由なコース設定が自由に医院側で設定でき、自費診療や保険診療など異なる種別もコースを分けて登録できるようになっているか。

定期的なメール配信ができる

予約日のリマインドメールだけでなく、定期的な診療が必要な患者さんへのお知らせや、再診料が不要な当月内での来院のお知らせなど、患者さんにとって有益な情報をしっかり伝えることにより、患者様からの信頼を獲得することができます。

使い勝手のいいシステムを選ぼう

いろいろとシステム導入のポイントを説明しましたが、はじめてでも安心して使えることと手軽にすばやくスタートできることも重要です。
シンプルで予約しやすいデザインであれば、患者さんも運営者やスタッフも容易に使い始めることができ、システム導入が無駄になりません。

多機能だけど、複雑な設定が必要なシステムは、色々できるけれど、結局使いこなすことができずに、無駄な費用だけを支払っていくことになります。

インターネット診療予約ＲＥＳＰＯ

インターネット診療予約ＲＥＳＰＯは、臨床経験20年以上の開業医と共同開発を行ったシステムです。
整体院・マッサージ店の運営者やスタッフの方々、予約を行う患者さんがシンプルで予約しやすく、管理業務も行いやすいシステムとなっております。

もちろん、今お持ちのスマホやタブレットからもすぐに利用することができ、施術中の電話予約のお悩みも解決できます。
受付業務も予約カレンダーから容易に確認でき、予約が近づけばリマインドメールが送信され予約忘れも未然に防ぐことができます。

シンプルで使いやすいインターネット診療予約システムＲＥＳＰＯの導入をご検討ください。