内科でネット診療予約システムを導入する際に気をつけたいポイント

ネット診療予約システムを導入する際に気をつけたいポイントを整理してご説明いたします。
ネット予約システムの導入を迷っておられる先生にとってご参考になれば幸いです。

ネットから予約する診療予約システムは歯科、耳鼻科、小児科、婦人科などではよく使用されています。
今の時代、内科にネット診療予約システムがあっても当然と思われるかもしれません。
しかし、現状の内科利用率は比較的に低いようです。

理由は簡単で、それは内科の特徴にあります。
一つは、内科は比較的に年齢層が高い方が多くスマートフォンなどの操作に慣れていらっしゃる方が少ないためです。
もう一つは、急性症状の患者さんが飛び入りで医院を訪れることが多いことから運用が難しいといったところです。

システム利用料や設備投資などを出資して導入したものの利用者が増えず、一向に業務効率が上がらなかった・・・医院側としても、こんな話を聞いたりすると、ネットによる診療予約システムの導入に二の足を踏んでしまうでしょう。

順番予約と時間帯予約のそれぞれの特徴

まず医院・クリニックの診療予約システムを検討する際、予約方法として大きく「順番予約」と「時間帯予約」があります。

順番予約制は、予約した順に診察をする方法です。

患者様は予約の先着順で受付番号を取得し、受付番号順に受診します。
耳鼻科や皮膚科、小児科など一日の患者様の数が多く診察時間のばらつきが比較的小さい診療科目で使われるケースが多い予約方法です。

診察の順番だけを決めて、時間を定めていないのでドクターは自身のペースで診察ができます。
患者様も待合室のモニター画面やスマートフォンから自分の順番までの残り人数が確認できます。
予約システムを導入される多くの内科医院では、導入前が順番制で行っていたため、順番予約制のイメージを損ないませんので診療予約システムの導入にスムーズに移行できる傾向にあります。

順番予約制におけるメリット

１．現在の待ち人数と、待ち時間が把握しやすいので、ストレスを軽減できる。
２．診察に遅れが生じた場合でも、時間指定予約ではないのでクレームになりにくい。

順番予約制におけるデメリット

１．時間帯や曜日によっては来院される患者数にばらつき（混雑する時間帯）がある。 ２．受付予約の患者さんと飛び入りの急性症状の患者さんの優先順位が難しい。

時間予約制は、医院側が診療時間を区切った診療予約です。

時間予約制は、医院側が15分～６0分で区切った時間に入れる予約数や対応可能人数を設定し、そこに患者様は診察したい日と時間を選択して予約を入れることができます。
当日の予約だけでなく、数日先の予約も可能ですし患者様は自身の診察時間が正確にわかるため、待ち時間も待合室の混雑も最小限で抑えることができます。

一人の患者様の診察が想定以上に長引いてしまった際など、以降の診察が全て後ろにずれ込み、せっかくの時間指定予約が時間通りとならず、クレームが発生するリスクがあります。
個々の患者様にバラつきがあるものの、平均すると診察時間が比較的安定している内科クリニックでは時間予約制の形態が導入されることが多いように感じます。

時間予約制メリット

１．患者様の来院時間が分散され、待ち時間削減、待合室の混雑緩和で、院内感染のリスクが軽減できます。
２．事前に個々の患者様の診療準備ができるので、業務効率がアップする。
３．時間指定なので遠方の患者様も予約しやすく、集患率・再診率の増加になる。

時間予約制デメリット

１．予約枠ごとの予約可能人数に限度があるため、オンラインでの予約人数が制限される場合があります。
２．急患が想定以上に多い場合など、予定時間通りに診察できない場合、クレームになる可能性があります。

順番予約制と時間予約制を組み合わせたハイブリッド型

また、順番予約制と時間予約制を組み合わせたハイブリッド型で利用するケースも増えているようです。
内科の場合、疾患毎に使い分けてもいいかもしれません。

診療予約システムの導入で注意すべきことは、全ての患者様がネット予約システムを利用し、来院されるわけではないので予約せず直接来院される患者様や、直接の電話にて予約受付をお願いされた場合はどうするかなど、あらかじめ院内で一定のルールを決めて統一しておく必要があります。

上記の特徴を踏まえ来院される患者様の層が順番予約制・時間予約制のどちらのスタイルに合っているか、ということをまず考えてみましょう。
これらは組み合わせて使うことができる場合もあります。

高齢者患者にこそ簡単操作のインターネット診療予約システム

内科医院・クリニックがインターネット診療予約システムを導入する際に気を付けなければならない重要なポイントとして、患者様がインターネットで予約をするときの操作のしやすさということがあります。

初回に複雑な登録が必要な予約システムは、患者様の利用率が下がってしまう可能性があります。

先述しましたが、内科は高齢者が多く、初回に入力する項目が多かったり、見た目が分かりにくい、文字が小さいといったことで、登録が出来ず予約がとれないといった場合があります。

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